🔄 Benutzeranleitung: Workflow-Verwaltung

Übersicht: Das Workflow-Management-System ermöglicht es Ihnen, automatisierte Geschäftsprozesse zu erstellen, zu verwalten und zu überwachen. Mit dem visuellen Drag & Drop Builder können Sie komplexe Workflows aus Triggern und Aktionen zusammenstellen.

🧩 Workflow-Komponenten

TRIGGER

Trigger-Elemente

  • Zeit-Trigger: Workflows nach Zeitplan ausführen
  • Webhook-Trigger: HTTP-Anfragen als Auslöser
  • Email-Trigger: Bei eingehenden E-Mails reagieren
  • File-Trigger: Datei-Upload als Auslöser
  • Event-basiert: System-Events abfangen
  • Einzelner Startpunkt: Pro Workflow genau ein Trigger
ACTION

Action-Elemente

  • HTTP-Action: REST-API Aufrufe durchführen
  • Email-Action: E-Mails versenden
  • File-Action: Dateien verarbeiten
  • Database-Action: Datenbankoperationen
  • Text-Action: Textverarbeitung
  • Success/Error-Pfade: Zwei Ausgänge pro Action

🎨 Workflow Builder

Visueller Drag & Drop Editor

🎯 Hauptfunktionen

  • Element-Sidebar: Verfügbare Trigger und Actions
  • Canvas: Arbeitsbereich für Workflow-Design
  • Verbindungssystem: Datenfluss zwischen Elementen
  • Konfigurationsmodal: Detaileinstellungen pro Element
  • Input-Selection: Datenweiterleitung zwischen Nodes
  • Echtzeit-Vorschau: Sofortige Visualisierung

🔗 Verbindungssystem

  • Success-Pfad: Normale Ausführung (grün/orange)
  • Error-Pfad: Fehlerbehandlung (rot/blau)
  • Input-Port: Eingangsverbindung (links)
  • Output-Ports: Ausgangsverbindungen (rechts)
  • Gestrichelte Linien: Nicht konfigurierte Elemente

⚡ Bedienung

  • Drag & Drop: Elemente auf Canvas ziehen
  • Verbinden: Output-Port auf Input-Port klicken
  • Verschieben: Nodes per Drag bewegen
  • Konfigurieren: ⚙-Button für Einstellungen
  • Löschen: ✕-Button für Entfernen
  • Speichern: Workflow persistent speichern
💡 Tipp: Beginnen Sie immer mit einem Trigger-Element und bauen Sie Schritt für Schritt Ihren Workflow auf.

📋 Workflow-Übersicht

Zentrale Verwaltungsfunktionen

🔍 Such- und Filterfunktionen

  • Textsuche: Workflows nach Namen durchsuchen
  • Status-Filter: Aktiv/Inaktiv filtern
  • Unternehmen-Filter: Nach Unternehmen filtern
  • Kategorie-Filter: Nach Workflow-Kategorien
  • Datum-Filter: Erstellungsdatum einschränken
  • Kombinierte Filter: Mehrere Filter gleichzeitig

📊 Informations-Anzeige

  • Workflow-Name: Eindeutige Bezeichnung
  • Unternehmen: Zugehörigkeit anzeigen
  • Erstellungsdatum: Wann wurde erstellt
  • Status-Badge: Aktiv/Inaktiv Kennzeichnung
  • Kategorie: Fachliche Einordnung
  • Letzte Ausführung: Wann zuletzt gelaufen

⚡ Aktionen

  • ✎ Bearbeiten: Workflow im Builder öffnen
  • ▶ Ausführen: Workflow manuell starten
  • ✓/✕ Status ändern: Aktivieren/Deaktivieren
  • ⧉ Duplizieren: Kopie erstellen
  • ✕ Löschen: Workflow entfernen
  • ➕ Neu erstellen: Neuen Workflow beginnen

📈 Monitoring

  • Ausführungsstatistiken: Erfolgs-/Fehlerrate
  • Performance-Metriken: Laufzeiten tracking
  • Instanz-Verfolgung: Einzelne Durchläufe
  • Log-Integration: Detaillierte Protokolle

⚙️ Workflow erstellen und bearbeiten

Schritt-für-Schritt Anleitung

1. Grundlegende Informationen

Feld Beschreibung Erforderlich
Workflow-Name Eindeutiger Name für die Identifikation ✅ Ja
Unternehmen Zuordnung zu einem Unternehmen (bestimmt Berechtigungen) ✅ Ja
Kategorie Fachliche Kategorisierung des Workflows ✅ Ja

2. Trigger-Element hinzufügen

  • Element auswählen: Gewünschten Trigger aus Sidebar ziehen
  • Position festlegen: Trigger auf Canvas platzieren
  • Konfigurieren: ⚙-Button klicken für Einstellungen
  • Parameter setzen: Trigger-spezifische Konfiguration
  • Speichern: Konfiguration bestätigen
⚠️ Wichtig: Jeder Workflow benötigt genau einen Trigger als Startpunkt. Ohne Trigger kann der Workflow nicht ausgeführt werden.

3. Action-Elemente hinzufügen

Elemente platzieren
  • Action auswählen: Gewünschte Action aus Sidebar
  • Auf Canvas ziehen: Position frei wählbar
  • Mit Trigger verbinden: Output- auf Input-Port
  • Konfiguration öffnen: ⚙-Button für Einstellungen
Verbindungen erstellen
  • Success-Pfad: Oberer Output-Port (normale Ausführung)
  • Error-Pfad: Unterer Output-Port (Fehlerbehandlung)
  • Mehrere Actions: Ketten und Verzweigungen möglich
  • Pfad-Strategie: Definieren Sie Fehlerbehandlung

4. Element-Konfiguration

Konfigurationsmodal
  • Dynamische Formulare: Element-spezifische Felder
  • Pflichtfelder: Mit * gekennzeichnet
  • Standardwerte: Vorbelegte sinnvolle Werte
  • Validierung: Automatische Eingabeprüfung
  • Hilfetexte: Erklärungen zu komplexen Feldern
Input-Selection System
  • 🔗-Symbol: Neben Eingabefeldern für Datenauswahl
  • Verfügbare Inputs: Ausgaben vorheriger Elemente
  • Typ-Kompatibilität: Automatische Typprüfung
  • Placeholder-Format: {nodeId.outputName}
  • Filter-Unterstützung: Datei-spezifische Filter
🔗 Datenfluss

Das Input-Selection System ermöglicht es, Ausgaben eines Elements als Eingaben für nachfolgende Elemente zu verwenden.

Beispiel:
Ein HTTP-Request gibt JSON-Daten zurück, die als Input für eine Email-Action verwendet werden können.

🔧 Element-Konfiguration im Detail

Trigger-Konfiguration

Zeit-Trigger

Parameter Beschreibung Beispiel
Intervall Wiederholung in Minuten 5, 30, 60
Startzeit Erste Ausführung 09:00, 14:30
Endzeit Letzte Ausführung 18:00, 23:59

Webhook-Trigger

Parameter Beschreibung Beispiel
Endpoint URL-Pfad des Webhooks /webhook/order
Methode HTTP-Methode POST, GET, PUT
Authentifizierung Sicherheitsschlüssel API-Key, Token

Email-Trigger

Parameter Beschreibung Beispiel
Mailbox Überwachte E-Mail-Adresse orders@company.com
Filter Betreff-/Absender-Filter Bestellung*, *@customer.com
Verarbeitung E-Mail nach Verarbeitung Verschieben, Löschen

File-Trigger

Parameter Beschreibung Beispiel
Upload-Ordner Überwachter Dateipfad /uploads/documents
Dateityp Erlaubte Dateierweiterungen .pdf, .docx, .xlsx
Maximalgröße Dateigröße-Limit 10MB, 50MB, 100MB

Action-Konfiguration

HTTP-Action

  • URL: Ziel-Endpoint der API
  • Methode: GET, POST, PUT, DELETE
  • Headers: Content-Type, Authorization
  • Body: JSON/XML-Payload mit Input-Variablen
  • Timeout: Maximale Wartezeit
  • Retry-Logic: Wiederholungsversuche

Email-Action

  • Empfänger: To, CC, BCC mit Input-Variablen
  • Betreff: Dynamischer Betreff
  • Nachricht: HTML/Text-Format
  • Anhänge: Dateien aus vorherigen Actions
  • Template: Vordefinierte E-Mail-Vorlagen
  • Absender: From-Adresse konfigurieren

File-Action

  • Operation: Upload, Download, Convert
  • Quell-Pfad: Input-Datei aus Trigger/Action
  • Ziel-Pfad: Speicherort der Ausgabe
  • Konvertierung: PDF→Text, Image→PDF
  • Komprimierung: ZIP-Archive erstellen
  • Metadaten: Dateieigenschaften extrahieren

Database-Action

  • Verbindung: Datenbank-Connection String
  • Query: SQL-Abfrage mit Parametern
  • Operation: SELECT, INSERT, UPDATE, DELETE
  • Parameter: Input-Variablen als SQL-Parameter
  • Ergebnis-Format: JSON, CSV, XML
  • Transaktionen: Rollback bei Fehlern

Text-Action

  • Operation: Transform, Extract, Validate
  • Input-Text: Aus vorherigen Elements
  • Regex-Pattern: Für Extraktion/Ersetzung
  • Template-Engine: Variablen-Ersetzung
  • Encoding: UTF-8, ISO-8859, ASCII
  • Format: JSON-Parsing, XML-Verarbeitung
💡 Pro-Tipp: Nutzen Sie das Input-Selection System, um Daten zwischen Actions zu übertragen. Das 🔗-Symbol öffnet eine Liste verfügbarer Inputs.

🔗 Input-Selection & Datenfluss

Erweiterte Datenverknüpfung

🔄 Funktionsweise

  • Output-Erkennung: System analysiert verfügbare Ausgaben
  • Typ-Kompatibilität: Automatische Prüfung der Datentypen
  • Direkte Verbindungen: Von direkt verbundenen Elementen
  • Indirekte Verbindungen: Über mehrere Elemente hinweg
  • Filter-Unterstützung: Dateityp-spezifische Filter
  • Echtzeit-Aktualisierung: Bei Workflow-Änderungen

📋 Unterstützte Datentypen

Typ Beschreibung Kompatible Inputs Beispiel
string Einfacher Text text, html, md, number "Hallo Welt"
text Mehrzeiliger Text string, html, md Dokumentinhalt
number Numerische Werte number 42, 3.14
files Datei-Collection alle file:* Typen Upload-Dateien
json Strukturierte Daten json, string {"key": "value"}
html HTML-Markup html, text, string <p>Text</p>

🎯 Datei-Filter

  • video: .mp4, .avi, .mov
  • audio: .mp3, .wav, .flac
  • image: .jpg, .png, .gif
  • text: .txt, .md, .csv
  • pdf: .pdf Dateien
  • word: .doc, .docx
  • xls: .xls, .xlsx

📝 Variable-Syntax

{nodeId.outputName}
{nodeId.outputName:filter}

Beispiele:
{node-1.response}
{node-2.files:pdf}
{node-3.data.email}
ℹ️ Hinweis: Filter werden nur bei generischen file-Feldern oder files-Outputs angewendet.

📊 Workflow-Instanzen & Monitoring

Ausführungsüberwachung

🔍 Instanz-Übersicht

  • Instanz-ID: Eindeutige Ausführungs-ID
  • Workflow-Name: Welcher Workflow ausgeführt
  • Unternehmen: Zugehörigkeit der Ausführung
  • Startzeit: Wann begonnen
  • Endzeit: Wann beendet (oder noch laufend)
  • Status: RUNNING, COMPLETED, FAILED, CANCELLED

📅 Filter-Optionen

  • Datumsbereich: Von/Bis-Datum für Startzeit
  • Status-Filter: Nach Ausführungsstatus
  • Unternehmen: Nach Unternehmen filtern
  • Workflow-Typ: Nach bestimmten Workflows
  • Kombinierte Filter: Mehrere gleichzeitig
  • Pagination: Seitenweise Navigation

📈 Status-Bedeutungen

Status Bedeutung Farbe
RUNNING Workflow läuft gerade Blau
COMPLETED Erfolgreich abgeschlossen Grün
FAILED Fehler aufgetreten Rot
CANCELLED Manuell abgebrochen Gelb

⚡ Schnellaktionen

  • ℹ Details: Instanz-spezifische Logs anzeigen
  • 🔄 Wiederholen: Fehlgeschlagene Workflows neu starten
  • ⏹ Stoppen: Laufende Workflows abbrechen
  • 📄 Export: Instanz-Daten exportieren

📝 Workflow Logs & Debugging

Detaillierte Protokollierung

📋 Log-Typen

Typ Beschreibung Anwendung Farbe
INFO Allgemeine Informationen Workflow-Start, Element-Ausführung Blau
SUCCESS Erfolgreiche Operationen Element erfolgreich ausgeführt Grün
ERROR Fehler-Meldungen API-Fehler, Konfigurationsfehler Rot
FAILURE Kritische Ausfälle Workflow komplett fehlgeschlagen Gelb

🔍 Filter- und Suchfunktionen

  • Datumsbereich: Logs nach Zeitraum filtern
  • Log-Typ: Nach INFO, SUCCESS, ERROR, FAILURE
  • Writer-Typ: Nach System-Komponenten filtern
  • Workflow-Instanz: Spezifische Ausführung
  • Unternehmen: Unternehmens-spezifische Logs
  • Volltext-Suche: In Log-Nachrichten suchen

🐛 Debugging-Strategien

  • Schritt-für-Schritt: Logs chronologisch prüfen
  • Fehler-Filter: Nur ERROR/FAILURE anzeigen
  • Element-Verfolgung: Spezifisches Element debuggen
  • Datenfluss-Analyse: Input/Output prüfen
  • Performance-Check: Laufzeiten analysieren

📊 Log-Analyse

  • Häufigste Fehler: Wiederkehrende Probleme
  • Performance-Bottlenecks: Langsame Elemente
  • Erfolgsrate: Workflow-Zuverlässigkeit
  • Ressourcen-Verbrauch: System-Last

🔄 Typische Workflow-Szenarien

📧 E-Mail-Automatisierung

Szenario: Bestellungsbestätigung

  1. Webhook-Trigger: Shop-System sendet Bestellung
  2. Database-Action: Bestelldaten in DB speichern
  3. Email-Action: Bestätigung an Kunde senden
  4. HTTP-Action: Lagersystem benachrichtigen

Konfiguration:

  • Webhook: /api/order, POST-Methode
  • E-Mail-Template: Bestelldaten aus Webhook-Payload
  • Error-Handling: Bei Fehlern Admin benachrichtigen

📄 Dokumentenverarbeitung

Szenario: PDF-Archivierung

  1. File-Trigger: PDF-Upload überwachen
  2. Text-Action: PDF-Inhalt extrahieren
  3. Database-Action: Metadaten speichern
  4. File-Action: In Archiv verschieben

Konfiguration:

  • Upload-Ordner: /uploads/documents
  • OCR-Processing: Text aus gescannten PDFs
  • Archiv-Struktur: Nach Datum/Typ sortiert

🔄 API-Integration

Szenario: Daten-Synchronisation

  1. Zeit-Trigger: Alle 30 Minuten
  2. HTTP-Action: Externe API abfragen
  3. Text-Action: JSON-Daten transformieren
  4. Database-Action: Lokale DB aktualisieren

Fehlerbehandlung:

  • API-Timeout: Retry-Logic konfigurieren
  • Datenvalidierung: Schema-Prüfung
  • Conflict-Resolution: Duplikat-Behandlung

📈 Reporting-Automatisierung

Szenario: Täglicher Bericht

  1. Zeit-Trigger: Täglich um 08:00
  2. Database-Action: Daten der letzten 24h
  3. Text-Action: HTML-Report generieren
  4. Email-Action: Report an Manager senden

Erweiterte Features:

  • Template-Engine: Dynamische Charts
  • Conditional Logic: Nur bei Änderungen senden
  • Multi-Format: PDF + Excel Anhänge

💡 Best Practices

✅ Empfohlene Vorgehensweise

🎯 Workflow-Design

  • Klare Benennung: Aussagekräftige Workflow-Namen
  • Logische Struktur: Von links nach rechts aufbauen
  • Fehlerbehandlung: Error-Pfade immer definieren
  • Dokumentation: Kommentare in Konfiguration
  • Modularität: Wiederverwendbare Komponenten
  • Testing: Workflows vor Aktivierung testen

🔧 Element-Konfiguration

  • Sinnvolle Defaults: Vorbelegte Standardwerte
  • Timeout-Werte: Angemessene Wartezeiten
  • Retry-Logic: Fehlertoleranz einbauen
  • Input-Validation: Eingaben validieren
  • Resource-Limits: Memory/CPU begrenzen
  • Security: Credentials sicher speichern

📊 Monitoring

  • Log-Level: Angemessene Detailtiefe
  • Alerting: Bei kritischen Fehlern benachrichtigen
  • Metriken: Performance-KPIs definieren
  • Dashboards: Übersichtliche Darstellung

❌ Häufige Fehler vermeiden

🚫 Design-Probleme

  • Fehlende Error-Pfade: Führt zu Workflow-Abbruch
  • Zirkuläre Verbindungen: Endless-Loops vermeiden
  • Zu komplexe Workflows: Schwer wartbar und debuggbar
  • Unklare Benennung: Erschwert Wartung
  • Missing Validation: Ungeprüfte Eingaben
  • Hard-coded Values: Keine Flexibilität

⚙️ Konfigurationsfehler

  • Falsche Timeouts: Zu kurz oder zu lang
  • Fehlende Credentials: API-Calls scheitern
  • Wrong Data Types: Input-Output Mismatch
  • Resource Limits: Workflow läuft in Timeout
  • Security Issues: Credentials im Klartext
  • Missing Dependencies: Externe Services nicht verfügbar

🔍 Monitoring-Lücken

  • Zu wenig Logging: Debugging schwierig
  • Zu viel Logging: Log-Flut, Performance-Impact
  • Missing Alerts: Kritische Fehler unbemerkt
  • No Health Checks: System-Status unbekannt
Zur Workflow-Verwaltung Neuen Workflow erstellen